ŞEHİTKAMİL KÜLTÜR VE KONGRE MERKEZİ EŞREF BİTLİS PARKI HASTA YAKINLARI KONAKLAMA MERKEZİ İBRAHİMŞEHİR SOSYAL TESİSİ TEK TUŞLA BOR ÖDEME KİLİT TAŞI ÇALIŞMALARI ARABAN SOSYAL TESİSİ MERVEŞEHİR STADI İNTERNET EVİ LOGOMUZ  Bİ DÜNYA YEŞİL EYÜP SULTAN SOSYAL TESİSİ LİG BİRİNCİLİĞİ ENGELSİZ PARKI DÜLÜKBABA MESİRE ALANI İLETİŞİM MERKEZİ YARI OLİMPİK YÜZME HAVUZU ERİKLİ SOSYAL TESİSİ SOMALİYE UZANAN ŞEFKAT ELİ İBRAHİMLİ KAMULAŞTIRMA
Alleben Yüzme
Havuzu
Göl Kafe
Möp
Başkan
Cevapliyor
E-Devlet
Hizmetler
Google'da
Başkanımız
Nerede?
Tek Tuşla
Borç Ödeme
İhaleler
Şehitkamil
Logosu

Duyuru Listesi

İlçemiz hakkındaki gelişmelerden haberdar olmak için duyuru listemize katılınız
 

Ceyda GÜRSEL
Özel Kalem Müdürü

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

Amaç, Kapsam, Dayanak, ve Tanımlar

 

AMAÇ   :

 

MADDE 1.1. Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

 

 

KAPSAM  :

 

MADDE 2.1.Bu yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

 

 

DAYANAK:

 

MADDE 3.1  Özel Kalem Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 22/04/2006 tarih ve 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına  İlişkin Esaslar” ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak düzenlenmiştir.

 

 

 

TANIMLAR  :

 

MADDE 4.1. Bu yönetmeliğin uygulanmasında

 

a)      Belediye  :Şehitkamil Belediyesi’ni

 

b)      Büyükşehir: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi’ni

 

c)      Encümen: Şehitkamil Belediye Encümenini

 

d)      Meclis: Şehitkamil Belediye Meclisini

 

e)      Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü

 

f)        Müdür: Özel Kalem Müdürünü ifade eder.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

 

Personel Yapısı ve Bağlılık

 

 

 

 

 

PERSONEL YAPISI :

 

MADDE 5.1.  Özel Kalem Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıdaki gibidir.

 

a)      Müdür

 

b)      Şef

 

c)      Memur

 

d)      Sekreter

 

e)      Diğer personel

 

5.2. Belediye Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına ilişkin esaslar çevresinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda il ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayıyla kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu “ ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirmesi yapılabilir.

 

            5.3.  Memur personel bulunmadığında, protokol, sekretarya ve genel idari hizmetler kamu personeli olmak kaydıyla, kadrolu ve geçici işçiler tarafından da görevlendirme suretiyle yaptırılabilir.

 

 

 

BAĞLILIK

 

MADDE 6.1 Özel Kalem Müdürlüğü, üst yönetici olarak Belediye Başkanına  bağlı olarak çalışır.

 

 

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 

Görev, Yetki ve Sorumluluk

 

 

 

 

 

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ :

 

MADDE 7.1.  Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki, çalışma usul ve esasları aşağıda gösterilmiştir:

 

 

 

a)      Belediye başkanının ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etme

 

b)      Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına temsil tören ve ağırlama bütçesini kullanmak.

 

c)      Özel kalem Müdürlüğünün giderlerini hazırlayarak mali hizmetler müdürlüğüne işlem yapmak üzere göndermek

 

d)      Çağdaş Belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile başkanlık makamına intikal ettirilen talep ve şikayetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek

 

e)      Belediye Başkanına ve Müdürlüğe ait olan özel gizlilik taşıyan, resmi gelen ve giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi ve teslim edilmesi, dosyalanması, arşivlenmesinin ve Belediye başkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakın Başkanlık Makamına sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

 

f)        Belediye Başkanını ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vs önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek yürütmek ilgili giderleri gerçekleştirmek zaman ve yerlerini Belediye başkanına bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanının iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanının iştirak etmediği program, tören vs. Başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

 

g)      Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanının görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek, Belediye Başkanının günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek, vatandaşlar kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanıyla görüşmelerini temin etmek.

 

h)      Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediyede hizmet veren tüm müdürlüklerin Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek ve Belediye Başkanının diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek.

 

i)        Başkanlık makamının toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek Başkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

 

j)        Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalışmalar kanun ve ilgili mevzuat çevresinde müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.

 

k)      Kamu Kurum ve  Kuruluşları, dernekler, vakıflar, federasyonlar, klupler, sivil toplum kuruluşları, Üniversiteler ve eğitim - öğretim kurumları ile işbirliği yaparak; sohbetler, seminerler, konferanslar, kongreler, paneller, sempozyumlar, açık oturumlar, sergiler, multi vizyon ve dia gösterileri, çeşitli konser ve gösteriler, tiyatro, sinema, fotoğrafçılık kursları ve gösterileri, çeşitli kampanya ve törenler düzenler. Bu faaliyetlerle ilgili yemek, konaklama, ulaşım giderlerini karşılayabilir ve gerektiğinde hediyeler verebilir. Bu etkinlik ve faaliyetlerini duyurmak için pankart, afiş, bilbort hazırlatmak, bastırmak ve  astırmak.

 

l)        İlçemizde bilim, kültür, sanat, edebiyat ve spor alanları ile ilçenin tanıtımına katkı sağlayacak diğer alanlarda başarılı çalışmaları görülen kişiler, kamu kurum ve kuruluşları, meslek kuruluşları ve sivil toplum kuruluşları için tanıtım ve iftihar toplantıları düzenlemek.

 

m)    Başarıları görülenler için; Kupa ve benzeri teşvik uygulamalarında bulunmak, plaket vermek, mevzuat çerçevesinde ödül ve hediye vermek, çiçek göndermek.

 

n)      İl ve İlçe protokolündeki kişilerin göreve başlama ve görevden ayrılmaları sebebiyle; yemekli toplantılar ve kokteyller düzenlemek, mevzuat çerçevesinde hediye ve çiçek vermek, hemşehrilik beratı verme konusunda mevzuatın öngördüğü süreci takip etmek.

 

r)       İlçemizin misafiri durumunda olan; Devlet ve Hükümet Protokolü mensuplarını, İlimizin ve diğer İllerin protokol mensuplarını, yabancı ülke temsilcilerini ve konuklarını, yabancı ülkelerden gelen yerel yöneticileri ve konuklarını, yazılı ve görsel basın mensuplarını, bilim ve akademik alanda kariyer sahibi kişileri, kültür ve sanat alanlarında kariyer sahibi kişileri, spor dallarında kariyer sahibi kişileri, ilçenin kalkınmasına katkısı olanları, yukarıda ifade edilen bu kişilerin eşlerini ve refakatindeki görevlileri mevzuat çerçevesinde ağırlamak, yeme içme taşıma ve konaklamalarını sağlamak, onurlarına ziyafet ve  kokteyl vermek, giderlerini müdürlük bütçesinden karşılamak.

 

s)       Başkanlık Makamının, Belediye Meclisinin ve Özel Kalem Müdürlüğünün misafirlerine ve ziyaretçilerine; günün koşullarına uygun olarak geleneklere ve teamüllere göre ikramda bulunmak.

 

t)        Mahalli örf ve adetlerin gerektirdiği düğün, nişan, cenaze vb. faaliyetlere katılmak, bu faaliyetlere katılırken, Başkanlık Makamını temsilen çiçek ve gerektiğinde mevzuat çerçevesinde hediye göndermek.

 

  • o)      Resmi bayramlarda, dini bayramlarda, ulusal ve uluslararası platformlarda kutlanan ve toplum tarafından da kabul görmüş olan belirli gün ve haftalarda; gerekli durumlarda pankart, afiş, bilbort hazırlatmak, bastırmak ve  astırmak.

 

u)      Belediyemiz adına gelen konukların ihtiyaçlarını ve isteklerini, ilgili mevzuat çerçevesinde karşılamak. Bu konuda gerekli mal ve hizmet alımını gerçekleştirmek.

 

y)      Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

 

 

 

 

 

MÜDÜRLÜK YETKİSİ:

 

MADDE 8.1.  Özel kalem Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye kanununa dayanarak, Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

 

 

 

MÜDÜRLÜĞÜN SORUMLULUĞU

 

MADDE 9.1. Birim görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde;

 

a) Belediye Başkanına,

 

b)Başkanın bilgisi dahilinde Belediye Meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,

 

c)Gerektiğinde Belediye Encümenine, 

 

d)Kollektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki birim müdürlüklerine veya birim sorumlularına yada kurullara, karşı sorumludurlar.

 

9.2. Birim Müdürleri, temsil ettikleri Müdürlüklerinin ve Müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla;

 

a. Sayıştay’a, 

 

b. İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,

 

c. Belediye Meclisinin Denetim Komisyonuna,

 

d. İç Denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.

 

9.3. Birim Müdürleri, Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla;  Adli yada idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli yada idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri  zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla                 

 

9.4.Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görev ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekte sorumludur.

 

 

 

MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU:

 

MADDE 10.1 Özel Kalem Müdürlüğünü Başkanlık makamına karşı temsil eder.

 

a)      Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her tülü çalışmalarını düzenler.

 

b)      Özel Kalem Müdürlüğünün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin birinci sicil ve disiplin amiridir.

 

c)      Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

 

d)      Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmakta ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

 

e)      Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemleri amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenlemek ve birim faaliyet raporlarına ekler.

 

f)        Belediyenim stratejik plan ve performans programında belirtilen ilgili hedefleri gerçekleştirmek, mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar .

 

g)      Resmi tören ve kutlamalarda belediyenin üzerine düşen görevleri ilgili birimlerle işbirliği halinde organize eder. İşlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırılmasını sağlar.

 

h)      Başkanı, Başkan yardımcılarının başkanlığa danışmanlık hizmeti verenlerin ve makam şoförlerinin çalışmalarının takip edilmesi izin vb nedenlerle kurumlardan ayrılanların yerine bakacak kişilerin belirlenmesini kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlar

 

i)        Başkanlığın yurtdışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, Başkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dış ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlar.

 

j)        Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan dayanıklı taşınır mallar  ile dayanıklı taşınırların bakım ve onarımı için gerekli olan her türlü yedek parça ile tamir takımı ve  onarım malzemelerini uygun şartlarda ve zamanında temin etmek üzere; satın alma ve ihale işlemlerini koordine etmek ve gerçekleştirmek, kabullerini yapmak, ilgili alt birimlere yada personele sevk ve teslimatını yapmak, garanti süreleri içerisindeki arıza ve fonksiyon kayıplarını izlemek, gerektiğinde garanti belgelerindeki ücretsiz tamir ya da değiştirme hükümlerinin işletilmesini sağlamak, yükümlülüklerini yerine getirmeyen satıcılar hakkında gerekli yasal işlemleri başlatmak ve hukuki süreci takip etmek, gerektiğinde bu dayanıklı taşınırların montaj, demontaj, tamir ve bakımlarını yaptırmak.

 

k)      Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan tüketim malzemelerini uygun şartlarda ve zamanında temin etmek üzere; satın alma ve ihale işlemlerini koordine etmek ve gerçekleştirmek, kabullerini yapmak, ilgili alt birim yada personele sevk ve teslimatını yapmak.

 

l)        Müdürlük hizmetlerinde kullanılan makinelerin; her türlü tamir ve bakımları ile ikmal işlerini yaptırmak,  bunların her an çalışır ve hizmeti yerine getirir durumda olmalarını sağlamak.

 

m)    Müdürlüğe ait olan taşınır mallardan; ekonomik ömrünü tamamlamış veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen ve hizmet dışı bırakılması gerekenlerin hurdaya ayırma çalışmalarını yapmak. Hurdaya ayrılan malzemelerin Belediye tarafından belirlenmiş olan birime teslimini sağlamak.

 

n)      Müdürlüğün görev alanına giren konularda; müdürlük personelinin bilgi ve görgüsünün geliştirilmesi için gerekli her türlü araştırma, geliştirme, gezi ve inceleme faaliyetinde bulunmak. Gerektiğinde bu faaliyetlere; belediye meclis üyelerinin, müdürlük uygulamalarına destek olabilecek diğer birim personellerinin,  işbirliği yapılan kurum ve kuruluşların temsilcilerinin katılımlarını sağlamak ve faaliyetlerle ilgili giderleri müdürlük bütçesinden karşılamak.,

 

  • o)    Müdürlüğün görev ve faaliyet alanlarıyla ilgili olarak yürürlüğe giren Kanunlar ile Bakanlıklarca yayınlanan yönetmelik, tebliğ ve genelgelere uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek. Başkanlıkça yayınlanan Genelgelere, Yönergelere, yazılı ve sözlü talimatlara uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek. Çalışma alanına giren ve Başkanlık makamınca verilen diğer görevleri mevzuata uygun olarak yerine getirir.

 

      10.2. İlçe halkını belediyemizin sosyal ve kültürel çalışmaları hakkında bilgilendirmek, halkın kültür bilincini artırmak, kamu kurum ve kuruluşları ile ilçe halkının sosyal ve kültürel çalışmalara katılmalarını sağlamak amacıyla;

 

          a. Belediyenin basın yayın birimiyle koordinasyon halinde temel programlar organize etmek

 

          b. El ilanı, broşür, afiş, kitap, dergi,  kitapçık, günün teknolojik koşullarına uygun olarak, CD, DVD, USB ve kısa film çalışması yaptırmak ve bu çalışmaların ilçe halkına, kamu kurum ve kuruluşlarına, eğitim ve öğretim kurumlarına, meslek kuruluşlarına, sivil toplum kuruluşlarına, hemşehri derneklerine, yurt dışındaki temsilciliklerimize ve başkanlıkça uygun görülecek diğer yerlere dağıtımının yapılmasını sağlamak.

 

          c. Belediye etkinliklerin duyurulması için her türlü afiş, vinil, CLP, Bilboard, megaliht, digibord, radyo yayını, yerel TV  kanallarında duyuruları yapmak

 

          d. Bu konuda uzmanların ve gerektiğinde akademisyenlerin katılacağı bilgilendirme toplantıları ve seminerleri düzenlemek.

 

          e. Üniversitelerle, sivil toplum kuruluşlarıyla, eğitim ve sağlık kuruluşlarıyla birlikte proje ve  çalışma grupları oluşturmak, bu grupların ihtiyaç duydukları her türlü lojistik desteği vermek.

 

10.3. Memleketimize ve milletimize mal olmuş; edebiyatçılar, mütefekkirler, sanatçılar, sinema ve tiyatrocular, halk ozanları, spor adamları gibi milli ve manevi şahsiyetlerle ilgili olarak;

 

         a. Anma etkinlikleri düzenlemek,

 

         b. Eserlerini belediyemizin kültür yayını olarak yasal çerçevede çoğaltmak,

 

        c. Milli ve manevi kültürümüzü yansıtan ve yaşatan kitap ve dergi bastırmak, CD veya kısa film hazırlatmak,

 

 

 

ÖZEL KALEM PERSONELLERİ YETKİ VE SORUMLULUĞU:

 

 

 

ŞEF VE MEMURUN YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

 

 

MADDE 11.1. Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.

 

 

 

a)      Müdürlüğün gerçekleştirme görevlisi olarak görevi gereği işlemleri ilgili memur yapar.

 

b)      Özel Kalem Müdürlüğü giderlerinin muhasebeleştirilmesi işlemlerini yapar.

 

c)      Belediye Başkanını ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurt içi ve yurt dışı seyahatlerindeki  tahakkuk işlerini yapmak.

 

d)      Müdürlüğün tahmini bütçesini hazırlar

 

e)      Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlar.

 

f)        Belediye Başkanından ve müdürden yazılı olur, alınmak kaydıyla temsil tören ve ağırlama yönetmeliğince yapılan giderlerin muhasebeleştirilmesi işlemlerini yapar.

 

g)      Mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini yapmış olduğu iş ve işlemleri takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

 

h)      Belediye Başkanından olur alarak müdürlüğün acil giderleri için avans kullanır

 

i)        Belediye Başkanını ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurt içi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma  işlerini yapmak.

 

j)        Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları incelemeye hazır hale getirir.

 

k)      Belediye Başkanının her türlü yazılı ve sözlü emirlerini , talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçlarını takip etmek işlerini yapar.

 

l)        Taşınır kayıt kontrol yetkilisi olarak taşınır mal yönetmeliğini uygular.

 

m)    Gelen ve giden evrakın kaydının yapılması, cevaplanması, dağıtılması, havalesi ve arşivlenmesi işlerini yapmak.

 

n)      Görevlendirme yazılarını yazmak

 

  • o)      Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.

 

p)       

 

 

 

SEKRETERİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

 

 

MADDE 12.1. Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.

 

 

 

a)      Belediye Başkanı’nı görmek için gelen vatandaşların isteklerini alınması ve alınan bilgilerin Belediye Başkanı’na rapor edilmesini sağlamak.

 

b)      Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; düzenli- verimli telefon haberleşmesiyle randevu trafiğinin sağlanması.

 

c)      Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak.

 

d)      Belediye başkanını katılmadığı organizasyonlara Başkanlık makamı adına mesaj ve telgraf göndermek.

 

e)      Belediye Başkanı’nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve  Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlamak.

 

f)        Belediye Başkanının günlük, randevu taleplerini değerlendirip  programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak.

 

g)      Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililere aktarır.

 

h)      Telefonda  Başkan’dan randevu almak isteyenlerin notlarını alır başkanla görüşerek randevuları programa yazar.

 

i)        Özel Kalem Müdürlüğü santrali görevini yapar.

 

 

 

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 

Görev ve Hizmetlerin İcrası

 

 

 

GÖREVLERİN PLANLANMASI

 

MADDE 13.1. Özel kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

 

 

 

GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ:

 

MADDE 14.1. Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

 

İşbirliği ve koordinasyon

 

 

 

MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ

 

MADDE 15.1. Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon,   müdür tarafında sağlanır

 

(2)  Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dağıtıldıktan sonra   müdüre iletilir

 

(3)  Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder

 

(4)  Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

 

(5)  Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir

 

 

 

DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON:

 

MADDE 16.1. Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzasıyla yürütülür.

 

(2) Müdürlüğün belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; müdür, şef ve yardımcısının imzasıyla yürütülür.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ALTINCI BÖLÜM

 

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

 

 

GELEN GİDEN EVRAKLARALA İLGİLİ YAPILACAK İŞLEM :

 

MADDE 17.1. Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür

 

(2) Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

 

 

ARŞİVLEME VE DOSYALAMA:

 

MADDE 18.1. Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı köşelerde saklanır

 

(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

 

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amir sorumludur.

 

 

 

YEDİNCİ BÖLÜM

 

Denetim

 

 

 

DENETİM, PERSONEL,SİCİL VE DİSİPLİN HÜKÜMLERİ

 

 

 

MADDE 19.1. Özel Kalem müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

 

(2) Özel Kalemin müdürü birinci sicil amiri olarak personelinin yıllık sicil notlarını verir.

 

(3) Özel Kalemin Müdürü birinci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

 

 

 

 

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

 

Çeşitli ve Son Hükümler

 

 

 

YÖNETMELİKTE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER:

 

MADDE 20.1. Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlülüklerine uyulur.

 

 

 

DOKUZUNCU BÖLÜM

 

Çeşitli ve Son Hükümler

 

 

 

YÜRÜRLÜK:

 

MADDE 21.1. Bu yönetmelik Şehitkamil Belediye Meclisince kabul edilmesi ve 5216 sayılı kanunu ilgili hükmü gereği, Şehitkamil Belediye Başkanlığınca onaylanmasını müteakip yürürlüğe girer.

 

 

 

YÜRÜTME:

 

MADDE 22.1. Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.




Tanıtım : Müdürlük
Adres : Şehitkamil Belediyesi
Telefon : 3232727 / 
Fax : 323 06 30
Web Adresi : www.sehitkamil.bel.tr
Email :  ceydagursel@sehitkamil.bel.tr