UMUT SALCAN
Basın Yayın Müdürü
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar
Amaç
MADDE 1-Bu yönetmeliğin amacı, Şehitkamil Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2-Bu Yönetmelik, Şehitkamil Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ nü kapsar.
Dayanak
MADDE 3-Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 15/b,18/m maddelerine istinaden hazırlanmıştır
Tanımlar
MADDE 4-Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Başkan : Şehitkamil Belediye Başkanını
b)Belediye : Şehitkamil Belediyesini
c)Belediye Encümeni: Şehitkamil Belediye Encümenini
ç)Belediye Meclisi : Şehitkamil Belediye Meclisini
d)Karar : Şehitkamil Belediyesi Meclis ve Encümen Kararını
e)Müdürlük : Şehitkamil Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü
f)Personel : Şehitkamil Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde görev yapan tüm personeli ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat, Bağlılık ve DenetimTeşkilat Yapısı
MADDE 5-(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;
a)Müdür
b)Memurlar
c)İşçiler
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir;
a)Basın Yayın Servisi
b)Halkla İlişkiler Servisi
b.1- Halkla İlişkiler Birimi
b.2- Çağrı Merkezi Birimi
b.4 -Organizasyon ve Projesi Birimi
b.5-Kariyer Merkezi Birimi
b.6- İletişim Koordinasyon ve Analiz Merkezi Birimi
Bağlılık
MADDE 6-(1)Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü çalışmalarını Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak yürütür.
Denetim
MADDE 7-(1)Müdürlük çalışmaları ve sonuçları Belediye Başkanı veya yetkilendirdiği Başkan yardımcısı tarafından denetlenir.
(2)Müdürlük, Başkanın talimatı üzerine çalışmaları ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi inceleme ve denetlemeye esas olmak üzere sunmakla yükümlüdür.
(3)Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü birimi ile ilgili iş ve işlemleri her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Basın Yayın Servisinin Görevleri
MADDE 8-
(1)Yazılı ve görsel basında Şehitkamil Belediyesi ile ilgili çıkan günlük haber ve yorumları takip etmek. Kupürlerle basından özetler tasnif edip, Başkanlık Makamını bilgilendirmek ve haberleri değerlendirmek. Cevaplanması gereken haberlerle ilgili olarak Başkanlık Makamının onayı ile gerekli açıklamaları yapmak.
(2)Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile (gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar gibi) iletişimini sağlamak.
(3)Belediyenin yapmış olduğu sosyal ve kültürel etkinlikler ile diğer faaliyet ve hizmetlerini kamuoyunu duyurmak maksadıyla, basın kuruluşlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirmek.
(4) Belediye tanıtım ve faaliyetleri ile ilgili kitap-broşür gibi yayınlar hazırlamak
(5) Belediye ve başkanlığın basın bültenlerinin hazırlık ve organizasyonlarını yapmak
(6) Basın bültenlerinin arşivlenmesini yapmak
(7) Kamu Kurum ve Kuruluşları, dernekler, vakıflar, federasyonlar, kulüpler, sivil toplum kuruluşları, Üniversiteler ve eğitim - öğretim kurumları ile işbirliği yaparak; sohbetler, seminerler, konferanslar, kongreler, paneller, sempozyumlar, açık oturumlar, multi vizyon ve dia gösterileri, çeşitli konser ve gösteriler, fotoğrafçılık kursları ve gösterileri, sosyal sorumluluk projeleri, basın toplantısı, çeşitli kampanya ve törenler düzenler. Bu faaliyetlerle ilgili duyuru, ilan yapabilir. Kitap, dergi ve broşür bastırabilir, CD veya kısa film hazırlatabilir, gerektiğinde hediyeler verebilir.
(8) Belediye Faaliyetlerinin yer aldığı faaliyet bülteninin 2 aylık periyotlarla hazırlamak, bastırmak ve dağıtımını sağlamak.
(9) Toplumsal duyarlılığı arttırmak vatandaşı doğru bilgilendirmek ve biliçlendirmek amacıyla çeşitli konularda afiş, el kitapçığı broşür rehber gibi çalışmalar yaparak hizmet alan tüm kesimlere duyurmak ve ulaştırmasını sağlamak.
(10) Yıllık Faaliyet bülteni hazırlatmak, bastırmak ve dağıtımını yapmak.
(11)Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak veya yaptırmak. Elde edilen materyalleri arşivlemek ve ihtiyaç duyan birimlerin kullanımına sunmak.
(12)Yıl içerisindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle belediyenin tanıtım CD’lerini yapmak ya da yaptırmak. Gerekli görülen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalışmalarını yürütmek.
(13)Belediye hizmetleri ve gerekli duyuruların belediye Web Sitesinde yayınlanmasını sağlamak.
(14)Belediye Başkanı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarının metinlerini yazmak ve Başkanın onayını aldıktan sonra zamanında ilgililerine gönderilmesini sağlamak.
(15)Halkın belediye hizmetleri ve belediyeden beklentileriyle ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacıyla, kamuoyu yoklaması ve araştırması yapmak veya yaptırmak.
(16)Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek ortam, araç-gereç ve teknolojiyi belirlemek ve temini için gerekli işlemleri yapmak.
(17)Müdürlük adına gelen bütün evrakları teslim almak ve gecikmeye mahal vermeyecek sürede gelen evrak kayıt defterine kayıtlarını gerçekleştirmek.
(18)Gelen-giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale işlerini yapmak ve gelen belgelerin önceki belgeler ve dosyalarla bağlantısını kurarak dosyalama işlemini yapmak.
(19)Öncelik sırasına göre kurum içi, kurumlar arası ve diğer yazışmalarını yapmak ve takip etmek. Karar ve yazıların örneklerini çıkararak mevzuata uygun arşivlemek.
(20)Başkanlık Makamı tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlar ile ilgili mevzuata uygun olarak belediyenin basın yayın ve halkla ilişkiler kapsamında yer alan etkinliklerini, değişen koşullara uygun bir şekilde, seçenekli olarak belirleyip başkanlık onayına sunmak, onaylanmış seçenekleri, ilgili birimleri koordine ederek uygulamak.
(21)Belirli gün ve haftalarda gerekli duyarlılığı sergileyecek girişimleri organize etmek, topluma mal olmuş şahsiyetler ve olaylarla ilgili etkinlikler düzenlemek.
(22)Belediye birimlerinin gerçekleştirdiği faaliyet ve hizmetler çerçevesinde; açılış, temel atma, tören ve vb. organizasyonlar düzenleyerek gereğini yerine getirmek, kamuoyunun hizmetlerden haberdar olmasını, faaliyetlere katılımını sağlamak.
a. El ilanı, broşür, afiş, kitap, dergi, kitapçık, günün teknolojik koşullarına uygun olarak, CD, DVD, USB ve kısa film çalışması yaptırmak ve bu çalışmaların ilçe halkına, kamu kurum ve kuruluşlarına, eğitim ve öğretim kurumlarına, meslek kuruluşlarına, sivil toplum kuruluşlarına, hemşehri derneklerine, yurt dışındaki temsilciliklerimize ve başkanlıkça uygun görülecek diğer yerlere dağıtımının yapılmasını sağlamak.
b. Belediye etkinliklerin duyurulması için her türlü afiş, vinil, CLP, Bilboard, megaliht, digibord, radyo yayını, yerel TV kanallarında duyuruları yapmak
c. Bu konuda uzmanların ve gerektiğinde akademisyenlerin katılacağı bilgilendirme toplantıları ve seminerleri düzenlemek.
ç. Üniversitelerle, sivil toplum kuruluşlarıyla, eğitim ve sağlık kuruluşlarıyla birlikte proje ve çalışma grupları oluşturmak, bu grupların ihtiyaç duydukları her türlü lojistik desteği vermek.
(23)Memleketimize ve milletimize mal olmuş; edebiyatçılar, mütefekkirler, sanatçılar, sinema ve tiyatrocular, halk ozanları, spor adamları gibi milli ve manevi şahsiyetlerle ilgili olarak;
a. Anma etkinlikleri düzenlemek,
b. Eserlerini belediyemizin kültür yayını olarak yasal çerçevede çoğaltmak,
c. Milli ve manevi kültürümüzü yansıtan ve yaşatan kitap ve dergi bastırmak, CD veya kısa film hazırlatmak,
(24)Belediyenin diğer kamu kurumları ve sivil toplum kuruluşlarıyla ortaklaşa gerçekleştireceği projelerin halkımıza ve kamuoyuna duyurulması için basın toplantıları organize etmek.
(25)Belediyenin E-Devlet projelerine entegrasyonunu sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarını yapmak.
Halk İlişkiler Birimi:
MADDE 9 – Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar.
- Belediyemize gelen vatandaşları güler yüzle karşılamak, almak istediği hizmet hakkında bilgi vererek, doğru müdürlüklere yönlendirme
- Yaşlı ve engelli vatandaşlarımıza işlemleri ile ilgili yardımcı olabilmek için refakat etmek
- Halk Masasında alınan dilekçelerin yazı işleri aracılığıyla birimlere dağıtımını sağlamak
- Belediye bünyesinde bulunan tüm birimlerin görev ve sorumluluk hakkında bilgi sahibi olmak
- Halk Masası personeli tarafından düzenlenen Halk Masası şikâyet formları bilgisayar ortamında kayda alınarak işlemleri takip edilir. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yapılarak bilgilendirilmesini sağlamak
- Halk Masası, gelen vatandaşların kurum içi ve dışı yönlendirmelerini sağlar
Çağrı Merkezi Birimi:
MADDE 11 -
a. Birime gelen telefonları, şikayet, istek ve talepleri doğrultusunda ilgili birimlere aktarılmasını sağlar.
b. Her hafta tüm dilek ve şikâyetleri sistem üzerinden kontrol etmek ve muhataplarından bilgi almak, sonuçlanmayan taleplerle konusunda ilgililerin bilgilendirilmesini sağlamak, haftalık kontrol edilerek cevaplanmamış olan dilek ve şikâyetler hakkında birim amirine bilgi vermek, yapması gereken işlemler hakkında bilgi alıp amirinin verdiği direktifleri yerine getirmek,
c. Çağrı merkezine ulaşan tüm başvuruları değerlendirerek elde edilen veriler doğrultusunda kaynakların daha verimli kullanılmasına hizmet etmek,
ç. Belediyeye bağlı birimlerin genel haberleşme ve santral hizmetlerini sağlamak.
d. Vatandaşlardan gelen telefon, e-posta, faks, whatsapp, web sayfası ve Gikom ile yapılan başvuruları ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sonucunu birimden gelen cevaba göre vatandaşın bilgilendirilmesini sağlamak
Organizasyon ve Proje Birimi:
MADDE 12 –
- Belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde amire öneriler getirir.
- Birim personeli, Başkan, Başkan Yardımcısı veya Müdürün katılacağı halk günlerinin organizasyonunu yapar.
- Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmalarını yürütür.
- Halkla ilişkiler belediye faaliyetlerinde, bulunduğu konum itibarıyla elinden gelen desteği verir.
- Her türlü imkândan yararlanılarak, ilçenin millî, manevî, tarihî, kültürel, sanatsal ve turistik değerlerinin yurt içi ve yurt dışında tanıtımı, bu amaç ve kapsamla yurt içinde ve yurt dışında seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yarışma, gösteriler ve benzeri faaliyetlerin düzenlenmesi veya düzenlenmiş olanlara katılımın sağlanması, bu yönde faaliyet gösteren yerli veya yabancı, kamu veya özel kurum, kuruluş, topluluk ve kişilerin desteklenmesi, yönlendirilmesi ve bunlar arasında gerekli işbirliğinin sağlanması, bu tür faaliyetlerin ilçede yapılmasının özendirilmesi, ödül verilmesi çalışmalarının yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin ve yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
- Belediye’nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve Belediye’nin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek,
- Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak,
- Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,
Kariyer Merkezi Birimi
MADDE 13 –
a. Kariyer merkezi ile ilgili online sisteminin kurulması geliştirilmesi yeni modüler eklenmesi ve periyodik olarak güncellenmesi sistemin işletilmesi ile ilgili çalışmaları yürütmek
b .İşgücü işgücü piyasasında mevcut iş ve staj olanaklarından fayda sağlamaya yönelik meslek seçme mesleki becerileri geliştirme amaçlı rehberlik ve bilgilendirme hizmeti sunmak, etkinlikler düzenlemek başvuruları yönlendirmek
c. Dezavantajlı gruplarda yer alan vatandaşların (engelli eski hükümlü kadınlar gençler vb) bireysel danışmanlık hizmeti alabilmeleri amacıyla ilgili kurum ve kuruluşlara yönlendirme işlemlerini yürütmek
ç. Yatırım İstihdam ilişkisi boyutunda ilimizin istem olanaklarına katkı sağlayacak işgücü piyasası aktörlerine harekete geçirerek işbirliği ve etkinlikler gerçekleştirmek
d. Faaliyet alanına ilişkin olarak ulusal ve uluslararası alanda düzenlenecek etkinlik ve organizasyonlara katılmak
e. İşgücü piyasasına ilişkin resmi kurum ve kuruluşlarca kamuoyuna açık bir şekilde sunulan verilerin analizlere tabi tutularak derlemek yayınlamak ve kamuoyuna duyurmak
İletişim Koordinasyon ve Analiz Merkezi Birimi
MADDE 14 –
Akıllı kent sisteminin en önemli adımlarından biri olan iletişim koordinasyon ve analiz merkezi belediyemizin kendi içerisinde çözümler üretip yeniden vatandaşa dönecek interaktif bir çalışma modelini hayata geçirmektedir. Oluşturulan bu çalışma modeli şu aşamaları kapsamaktadır:
a.Birim belediye başkanına bağlı olarak görevleri yerine getirir
b. Çağrı Merkezi, WhatsApp, sosyal medya, CİMER gibi kanallardan gelen vatandaş taleplerinin ilgili birimlere hızlı ve doğru bir şekilde aktarılmasını sağlamak
c. Birimlerden gelen cevapların kontrolünü sağlayarak fotoğraflı olup olmaması, tarih içeriğinin olması, yapılamayacak ya da mevzuat dışında olan konuların açık bir yazı dili ile aktarılması vb. vatandaşa hitaben taleplerin kapatılmasını sağlamak
ç. Süresi geçen taleplerin takibini yaparak çözüm uzmanlarına bilgilendirmenin sağlaması
d. Alınan veriler doğrultusunda çözüm uzmanı birimin performansını çıkartır. Bu verilere göre çözüm uzmanı ilgili birimin eksik yanını veya en iyi olduğu konulardaki bilgisini ortaya çıkartır.
e. Geçmiş yıllardaki verilerin analiz sonuçlarına göre erken müdahaleyi gerçekleştirmek adına aylık raporlar ile mevsimsel istatistikler kullanarak geçmiş yılların aylara göre yoğunluk gösteren konu başlıkları çıkartılarak bir yol haritası çizilmesini sağlar
f. Genel olarak tüm kanallarımızdan gelen vatandaş taleplerini ilgili birimlere gönderilip takibinin sağlanması, taleplerin daha çok olumlu olarak ve kısa sürede kapanması için ilgili birimlerle koordinasyon faaliyetlerinin sağlanması ve talep sonuçlarının vatandaşa ulaştırılmasının sağlanması görevini yürütür
Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 15
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
c) Müdürlüğü Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli şekilde sonuçlanmasını sağlar.
ç) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
d) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
e) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü 5393 sayılı yasaya dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yasalar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
f) Halkla İlişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmekten, alanıyla ilgili fakat devamlılık arz etmeyen işleri icra etmekten, halkı bilgilendirici broşür, bülten, belediye web sayfası vb. çalışmaları yürütmekten, vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif vb. konuları en kısa zamanda Belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamaktan, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmaktan, halk meclisi veya Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmekten, Belediyemizce yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamaktan, Şehitkamil ve Gaziantep açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemekten belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmekten sorumludur.
g) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planlarını hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.
ğ) Performans hedefleri ve bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu”nu hazırlar.
h) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.
ı) Müdür, görevlerin yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, Başkanlık Makamı ile Başkanın görevlendirdiği Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.
i) Kent Konseyi kapsamında yapılacak çalışmaları yürütmek
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Servis sorumlusu ve çalışanların görev yetki ve sorumluluğu
MADDE 16(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Servis sorumlusu ve servis çalışanları yönetmeliğin 8 ve 14’ncu maddelerinde yazılı görevlerin yerine getirilmesinden yetkili ve sorumludurlar.
(2)Servis çalışanları görevlerini yerine getirmekten müteselsilen servis sorumlusu ve Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürüne karşı sorumludurlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Koordinasyon
MADDE 17
(1)Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür.
(2)Müdürlüğün Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, kamu kurum ve kuruluşları ile yapacağı yazışmalar Belediye Başkanının veya yetkilendirdiği Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.
İşbirliği
MADDE 18
(1)Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.
(2)Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı, belge ve zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(3)Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 19-(1) Bu yönetmelik; Şehitkâmil Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 20-(1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.
Tanıtım : Müdürlük Adres : Şehitkamil Belediyesi Telefon : Fax : Web Adresi : www.sehitkamil.bel.tr : basinyayin@sehitkamil.bel.tr