Şehitkamil Belediyesi

ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ

Mustafa ÇAM

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kuruluş ve Dayanak, Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmelik, Arşiv Müdürlüğü’nün görev ve çalışma esaslarını belirlemek amacıyla tanzim edilmiştir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Arşiv Müdürlüğündeki; Müdür, memurlar ile diğer personelin görev, yetki, sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Teşkilatı, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Arşiv Müdürlüğünün teşkilatı

MADDE 5- (1) Arşiv Müdürlüğü aşağıda belirtilen personelden oluşur;

            a)  Müdür,

            b) Memurlar,

            c) Diğer personel.

                                 (2) Arşiv Müdürlüğü aşağıda belirtilen bürolardan oluşur;

            a) İdari İşler Bürosu

            b) Arşiv Hizmetleri Bürosu

Arşiv Müdürlüğü’nün yetki ve sorumlulukları

MADDE 6- (1) Arşiv Müdürlüğü Şehitkamil Belediyesi Başkanlık Makamınca verilen ve bu yönetmelikte belirtilen görevleri, belirli bir plan ve program dahilinde yapmakla mükelleftir.

            Arşiv Müdürlüğü’nün görevleri

MADDE 7- (1) Arşiv Müdürlüğü’nün görevleri aşağıda belirtilmiştir;

a) Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak

b) Belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için Müdürlükler için “Birim Arşivi” kurmak.

c) Müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda danışmanlık hizmeti vermek, sonuçları değerlendirmek.

d) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek.

e) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.

f) Müdürlük, Birim ve Kurum Arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek.

g) Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.

h) Ayıklama ve İmha İşlemleri neticesinde, Kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.

ı) Arşiv Müdürlüğü birim arşivi ve Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik ve arşiv malzemelerini arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.

            i) Şehitkamil Belediyesi bünyesinde üretilen evrakların ve uygulanan tekniklerin standardizasyonu için proje üretmek.

j) Şehitkamil Belediyesi arşivlerini düzenleme çalışmalarında elde edilen verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilmesi işlemlerini koordine etmek, çıkan sonuçları değerlendirmek.

            k) Ayıklama ve İmha Komisyonun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden Başkanlık kanalıyla görüş talep etmek.

            l) Şehitkamil Belediyesi arşivlerinin ayıklanması ve tasnifi sonucunda ortaya çıkan tarihi değerdeki malzemeleri kapsayan, araştırmacılara açık, Kurum arşivi bünyesinde “Belediye Tarihi Arşivi”ni oluşturmak ve araştırmacıların istifadesine sunmak.

            m) Şehitkamil Belediyesi Başkanlık Makamınca ve Daire başkanlığınca verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek.

            Müdür'ün görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 8- (1) Müdür’'ün görev, yetki ve sorumlulukları;



a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu olan kişidir. Müdürlük bünyesinde görevli tüm personelin amiridir,

b) Müdürlüğün görevlerinin yürütülmesini, koordinasyonunu, düzenini sağlamak görev ve sorumluluğu müdüre aittir,

c) Personel idaresi, izinler ve çalışma düzeninin sağlanması, disiplin işlerinin takibi ve personel arasında görev bölümü yapar,

d) Gelen ve giden evrakı inceler ve gereğini yazıp imzalar,

e) Kurum Arşivi bünyesinde kurulacak olan Ayıklama ve İmha Komisyonuna başkanlık eder,

f)    Müdürlük çalışmalarının düzenli ve eksiksiz yerine getirilmesi için gerekli tedbirleri alır,

g) Arşiv alanıyla ilgili teknolojik gelişmeleri takip edip kuruma yansıtır.

            MADDE 9- (1) Müdürlük bünyesinde faaliyet gösteren personel, üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendisine tevdi edilen işleri mevzuata uygun ve tam olarak zamanında yapmakla görevlidir.

İdari İşler Bürosu’nun görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 10- (1) İdari İşler Bürosu’nun görev, yetki ve sorumlulukları;

a) Yapılacak ihalelerin teknik şartname hariç olmak kaydıyla dosyalarını hazırlamak ve takibini yapar,

b) Müdürlüğün faaliyetleri ve personeli ile ilgili yazışmaların takibini yapmak ve sonuçlandırır,

c) Müdürlük yazışmalarını hazırlamak, müdürlüğe gelen yazı ve tebliğleri ilgili bürolara ulaştırır,

d) Personel giriş, çıkış ve imza föylerini yapmak, takip etmek, muhafaza etmek ve ilgililere ulaştırır,

e) Büro ve kırtasiye malzemeleri ihtiyacını tespit, takip ve sonlandırır,

f) Müdürlüğün ayniyat işlerini takip eder,

g) Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapar,

             Arşiv Hizmetleri Bürosu’nun yetki ve sorumlulukları

            MADDE 11- (1) Arşiv hizmetleri bürosunun yetki ve sorumlulukları;

a) Birimlerdeki arşiv malzemesini tespit eder,

b) Birimlerin arşiv faaliyetlerini danışmanlık yapıp, denetler,

c) Arşiv konusunda standartlar oluşturur,

d) Mevzuatı takip ve kuruma adapte eder,

e) Arşiv kodlarını tespit ve kuruma adapte eder,

f) Mekan, ekipman ve teçhizat ihtiyacını takip ve sonlandırır,

g) Hizmetiçi eğitim ile ilgili çalışmaları hazırlar,

h) Faaliyetlerle ilgili yapılan ihalelerin kontrol ve muayene işlemlerini yürütür,

I) Birimlerdeki arşiv malzemesini devralmak, devralınan malzemeyi tasnif etmek ve yerleştirmek, saklama süresi dolanların imha işlemlerini yapar,

i) Kurum arşivi malzemesinin envanter, katalog ve listeleme işlemlerini hazırlar, oluşturulan katalog, envanter ve listelerin güvenliğini sağlar,

j) Faaliyetlerle ilgili yapılan ihalelerin kontrol ve muayene işlemlerini yürütür,

k) Kurumumuzdaki önemli evrak ve dosyaları sayısallaştırır,

l) DYS ve Otomasyon çalışmaları yapmak, birimimizle alakalı, oluşturulan yazılım ve veri tabanlarının kontrolü ve sonuçlandırılması gerçekleştirerek, konusuyla ilgili, gerekli koordinasyonu kurar,

m) Arşiv depolarının malzemeye uygun şekilde korumasını sağlar,

n) Gereken malzemenin, restorasyon ve ciltleme işlemlerini takip eder,

o) Kurum arşivindeki malzemelerden, isteklilere zimmetle dosya verir ve dosya alır,

            ö) Müdürlükçe verilen diğer görevleri yapar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çalışma Şekli ve İşleyiş

MADDE 12- (1) Müdürlüğe gelen ve giden yazıların tamamı evrak kayıt defterlerine kaydedilir, Müdür tarafından gereği yazılarak imzalanan evrak, işleme konulur.

MADDE 13- (1) Müdürlüğün personeli, mevzuat çerçevesinde kendilerine verilen görevleri yapmak zorundadır.

MADDE 14- (1) Müdürlüğün personeline verilen belgeler, dosyalar ve işler zimmet karşılığında ilgililere verilir. İlgililer zimmetindeki bilumum belgeler ve dosyalardan şahsen sorumludurlar.

MADDE 15- (1) Arşiv Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür tarafından düzenlenen plan ve program içerisinde yürütülür.

MADDE 16- (1) Müdürlükte tutulan defter, dosya ve klasörler arşiv mevzuatına uygun olarak düzenlenir ve arşivlenir. Arşiv, müdür tarafından görevlendirilen memurun sorumluluğundadır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Koordinasyon

Diğer kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 17– (1) Belediye Başkanı veya Belediye Başkanının yetki verdiği Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının denetim ve gözetimi altında, Belediye içi birimlerle ve Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar Şehitkamil Belediyesi İmza Yetkileri Yönergesine göre yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

MADDE 18- (1) Arşiv Müdürlüğü ile ilgili olarak bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Büyükşehir Belediyesi Kanunu, Belediye Kanunu ve diğer mevzuatta yer alan hükümler uygulanır.