T.C.

ŞEHİTKAMİL BELEDİYESİ

HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE

 ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1–  Bu Yönetmeliğin amacı; Şehitkamil Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2–  Bu Yönetmelik, Şehitkamil Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3–  Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b, 18/m maddelerine ve ilgili mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

            MADDE 4– Bu Yönetmeliğin uygulamasında;

             Başkan: Şehitkamil Belediye Başkanını

             Belediye: Şehitkamil Belediyesini

             Encümen: Şehitkamil Belediye Encümenini

             Meclis: Şehitkamil Belediye Meclisini

             Karar: Şehitkamil Belediye Meclis ve Encümen Kararını

             Müdürlük: Şehitkamil Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

            Personel: Şehitkamil Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı çalışanları,  ifade eder.

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Bağlılık ve Denetim

 

Teşkilat Yapısı

MADDE 5– (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;

a) Halkla İlişkiler Birimi

b) Çağrı Merkezi Birimi

c) Beyaz Masa Birimi

d)Organizasyon ve Proje Birimi

 

              Bağlılık

 

MADDE 6 – (1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak yürütür.

 

Denetim

MADDE 7– 

(1) Müdürlük çalışmaları ve sonuçları Belediye Başkanı veya yetkilendirdiği Başkan Yardımcısı tarafından Denetlenir.

 (2) Müdürlük, Başkanın talimatı üzerine çalışmaları ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi inceleme ve denetlemeye esas olmak üzere sunmakla yükümlüdür.

 (3) Halkla İlişkiler Müdürü birimi ile ilgili iş ve işlemleri her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

 

Müdürlüğün Görevleri:

MADDE 8 -  (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralandığı gibidir.

a) Belediyenin Halkla İlişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak, genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım ve Halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde amiriyle birlikte hareket eder. 

b) Belediyenin Halkla ilişkiler hizmetlerini planlamak, uygulamak, uygulama aşamasından sonra gerekli değerlendirmeleri yaparak elde ettiği sonuçları diğer birimlere aktararak sonuçları takip etmek.

c) Belediyelerin çalışmaları hakkında halkı bilgilendirmek.

d) Diğer halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip etmek bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapmak, bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlamak.

e) Kurum içi iletişimi sağlamak, kurum kimliğini ve aidiyeti oluşturmak amacıyla çalışmalar yapmak, iç haberleşmeyi sağlamak.

f) Gerekli hallerde halkla ilişkiler hizmetlerini yürütmek maksadıyla kamu veya özel kurum ve kuruluşlar ile alanında uzman kişilerden danışmanlık hizmeti almak.

g) Şehitkamil Belediyesinin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların istek ve şikâyetleri alınarak Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşa bilgi vermek amacıyla kurulan Hizmet masası ve çağrı merkezinin çalışmalarının etkin ve verimli şekilde yürütülmesinin sağlanması.

h)  Şehitkamil belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerinin tespit edilmesi, elde edilen sonuçların değerlendirilmesi, bu alanda faaliyetlerin etkinliğini arttıracak kararların alınması için gerekli kamuoyu yoklaması ve anket çalışması yapılması.

ı)  Faaliyetlerin onaylanan plan, program ve bütçeye uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli çalışmaları yapar.

i) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneri ve projeler geliştirilmesi.

j) Belediyenin yürüttüğü proje ve faaliyetlerden vatandaşların haberdar olmalarının sağlanması ve hangi faaliyetten nasıl yararlanabileceklerinin bilgisinin verilmesi.

k) Şahsen, telefon veya internet yoluyla yapılan istek ve şikâyetlerin alınması ve süresi içerisinde ilgili müdürlüklere yönlendirilmesi ve koordinasyonun sağlanarak sonuçlandırılması ve başvuru sahiplerinin bilgilendirilmesini sağlamak.

l) Belediyeye gelen vatandaşların başvurularının günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak raporlarını hazırlayarak gerekli bilgilendirmelerin yapılması.

m) Gelen telefonların Çağrı Merkezi tarafından doğru şekilde yanıtlanması ve yönlendirilmesinin sağlanması.

n) Belediyenin hizmetlerinin alt yapısının birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütür.

o) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütür.

ö) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkının göz önüne alınarak yürütülen faaliyetler ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlanır ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantıları organize edilir.

 

 

 

 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu:

MADDE 9  -

 a) Halkla İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.

 b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

 c) Müdürlüğü Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli şekilde sonuçlanmasını sağlar.

 d)  Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

 e) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

 f) Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı yasaya dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yasalar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

 h) Halkla İlişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmekten, alanıyla ilgili fakat devamlılık arz etmeyen işleri icra etmekten, halkı bilgilendirici broşür, bülten, belediye web sayfası vb. çalışmaları yürütmekten, vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif vb. konuları en kısa zamanda Belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamaktan, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmaktan, halk meclisi veya Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmekten, Belediyemizce yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamaktan, Şehitkamil ve Gaziantep açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemekten belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmekten sorumludur.

g) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planlarını hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.

h) Performans hedefleri ve bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu”nu hazırlar.

ı) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.

i) Müdür, görevlerin yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, Başkanlık Makamı ile Başkanın görevlendirdiği Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

 

 

Müdürlüğe Bağlı Birimlerin Görev ve Sorumlulukları

 

Beyaz Masa Birimi:

MADDE 10 –  Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar.

 

  1. Belediyemize gelen vatandaşları güler yüzle karşılamak, almak istediği hizmet hakkında bilgi vererek, doğru müdürlüklere yönlendirme
  2. Yaşlı ve engelli vatandaşlarımıza işlemleri ile ilgili yardımcı olabilmek için refakat etmek
  3. Beyaz Masa da alınan dilekçelerin yazı işleri aracılığıyla birimlere dağıtımını sağlamak
  4. Belediye bünyesinde bulunan tüm birimlerin görev ve sorumluluk hakkında bilgi sahibi olmak
  5.  Beyaz masa personeli tarafından düzenlenen beyaz masa şikâyet formları bilgisayar ortamında kayda alınarak işlemleri takip edilir. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yapılarak bilgilendirilir.
  6. Beyaz Masa, gelen vatandaşların kurum içi ve dışı yönlendirmelerini sağlar

 

 

Çağrı Merkezi Birimi:

MADDE 11 - 

          

  1. Birime gelen telefonları, şikayet, istek ve talepleri doğrultusunda ilgili birimlere aktarılmasını sağlar.
  2. Her hafta tüm dilek ve şikâyetleri sistem üzerinden kontrol etmek ve muhataplarından bilgi almak, sonuçlanmayan taleplerle konusunda ilgililerin bilgilendirilmesini sağlamak, haftalık kontrol edilerek cevaplanmamış olan dilek ve şikâyetler hakkında birim amirine bilgi vermek, yapması gereken işlemler hakkında bilgi alıp amirinin verdiği direktifleri yerine getirmek,
  3.  Çağrı merkezine ulaşan tüm başvuruları değerlendirerek elde edilen veriler doğrultusunda kaynakların daha verimli kullanılmasına hizmet etmek,
  4. Belediyeye bağlı birimlerin genel haberleşme ve santral hizmetlerini sağlamak.
  5.  Vatandaşlardan gelen telefon, e-posta, faks, whatsapp, web sayfası ve Gikom ile yapılan başvuruları ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sonucunu birimden gelen cevaba göre vatandaşın bilgilendirilmesini sağlamak

 

 

Organizasyon Birimi:

MADDE 12 –

 

  1. Belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde amire öneriler getirir.
  2. Birim personeli, Başkan, Başkan Yardımcısı veya Müdürün katılacağı halk günlerinin organizasyonunu yapar.
  3. Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmalarını yürütür.
  4. Halkla ilişkiler belediye faaliyetlerinde, bulunduğu konum itibarıyla elinden gelen desteği verir.
  5. Her türlü imkândan yararlanılarak, ilçenin millî, manevî, tarihî, kültürel, sanatsal ve turistik değerlerinin yurt içi ve yurt dışında tanıtımı, bu amaç ve kapsamla yurt içinde ve yurt dışında seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yarışma, gösteriler ve benzeri faaliyetlerin düzenlenmesi veya düzenlenmiş olanlara katılımın sağlanması, bu yönde faaliyet gösteren yerli veya yabancı, kamu veya özel kurum, kuruluş, topluluk ve kişilerin desteklenmesi, yönlendirilmesi ve bunlar arasında gerekli işbirliğinin sağlanması, bu tür faaliyetlerin ilçede yapılmasının özendirilmesi, ödül verilmesi çalışmalarının yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
  6. Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin ve yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
  7. Belediye’nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve Belediye’nin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek,
  8. Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak,
  9.  Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Koordinasyon

            MADDE 13– 

  1.  Müdürlüğün yazışmaları Başkanın veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, Belediyenin diğer birimleriyle olan yazışmaları Müdürün imzası ile de yürütülebilir.

İşbirliği

         MADDE 14– 

  1. Personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
  2. Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
  3. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. 

 

 

 

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

 

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlük

 

MADDE 15-

 

  1. Bu yönetmelik; Şehitkâmil Belediye Meclisince kabul edildikten sonra ve www.sehitkamil.bel.tr internet adresinde yayınlandığı tarihi takip eden ilk iş günü yürürlüğe girer.

 

Yürütme

 

MADDE 16 –

 

(1) Bu yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.